DICAS PARA ORGANIZAR A FESTA DE FIM DE ANO

Buffet Loran

Todo final de ano, na maioria das empresas, há uma festa de confraternização na qual todos os convidados são funcionários que desfrutam de algumas horas de diversão e descontração.
E, claro, sempre tem aquele que fica responsável por organizar esse evento inteirinho. Já pensou se esse alguém for você?

Sempre que essa "bomba" cair na sua mão, você não precisa se preocupar com o dinheiro. As empresas geralmente pagam por todas as despesas. É preciso lembrar apenas que a verba pode ser limitada e cabe a você fazer o melhor com ela. Mas como administrar o dinheiro recebido - sendo ele muito ou pouco - da melhor forma possível, transformando a confraternização agradável e sem gafes?

"A primeira coisa que eu recomendo é contratar os melhores fornecedores ou o resultado pode ser um desastre", adverte Silvia Fairbanks, dona da Fairbanks Way, empresa de gastronomia e eventos. O objetivo da festa é todos saírem confortáveis e felizes e não fazer com que ela acabe mais cedo.

Silvia afirma ainda que o melhor fornecedor não é necessariamente o mais caro. "A maioria das pessoas vai logo no mais barato. E a festa, às vezes, pode não ser tão bacana, porque ela economizou por besteira", comenta. "As pessoas acham que contratar alguém especializado é muito caro, mas não é bem assim. Nós, organizadores, temos um enorme poder de negociação e podemos conseguir descontos", explica.

Se não souber por onde começar, sempre fale com alguém de confiança que sabe o que faz e pode orientar. "Normalmente quem fica responsável pela festa tem outras funções na empresa e não apenas a de organizador", comenta.

Outro ponto importante para sua festa ser um sucesso é saber qual o objetivo da empresa com esse evento, além de conhecer o espírito dos convidados e da própria empresa. "Você precisa conhecer a essência para criar uma festa de acordo com a expectativa. Não adianta organizar algo muito sofisticado se não vai agradar aos convidados, por exemplo", ensina Silvia. "Você precisa achar algo que agrade desde o atendente da recepção até o presidente", completa.

Por esse motivo, uma dica que Silvia deixa é: sempre faça um levantamento antes de ir às compras. Assim, você conhece a opinião de todos e sabe que pelo menos uma boa parte dos convidados vai sair da confraternização bem satisfeita.

A segunda coisa mais importante é o local onde a festança será realizada. Silvia afirma que a escolha deve ser de fácil acesso e localização. Sempre visite o lugar antes. "Foto de internet é sempre linda, maravilhosa, mas não vale. Você tem que ir até lá, ver se o lugar é realmente bom. E sempre verifique o número de pessoas que o lugar comporta. Afinal, você não vai querer que todos fiquem como em uma lata de sardinha, não é mesmo?

Terceiro ponto importante é decidir os comes e bebes. Silvia dá a dica: "Finger foods (comidinhas para comer com a mão mesmo) são uma ótima opção. São gostosos, agradáveis e você não precisa ir a uma mesa redonda com oito lugares para poder comer. O legal é todo mundo interagindo e não em panelinhas", observa. E nada de cardápios muito elaborados, com exceção de festas fechadas, para um público selecionado.

Para calcular quanto de bebida e comida, fique atenta às dicas de Silvia. Uma garrafa de pró-seco ou de vinho, por exemplo, servem três pessoas e uma de uísque serve 20. Calcula uma garrafa de cerveja de 600 ml por pessoa. Quanto à comida, reserve pelo menos 15 salgadinhos para cada um. Cada prato quente deve ter no mínimo de 300 gramas para servir bem os convidados. Para o fim da festa, calcule em média seis docinhos para cada um.

Por último, e não menos importante, é saber como entreter os convidados. "Entretenimento é o que faz as pessoas se conhecerem. Caso contrário, elas ficarão apenas conversando com conhecidos e não sairão da rodinha de sempre. O objetivo do entretenimento é fazer com que as pessoas se aproximem, se divirtam, e não apenas comam nas festas", afirma Silvia.

Atualmente muitos artifícios podem ser feitos para entreter. Silvia sugere as festas temáticas como a melhor e mais divertida forma de se entreter os convidados. E alerta: "nunca organize discursos muito longos, que mostrem metas da empresa, deixe isso para o trabalho".

Você pode convidar até um mágico. É só deixar a imaginação à solta. E jamais se esqueça de sempre pesquisar todos os preços antes de fechar negócio, assim você não corre o risco de faltar grana para terminar todos os preparativos. Seguindo essas dicas, sua festa fica longe do fiasco. E, melhor, certamente vira assunto no dia seguinte de trabalho!

Guia prático - como organizar uma festa
A festa é uma sequência de ações. Se você fizer um coquetel de duas horas, depois as pessoas não jantam.

Comece com bebidas sem álcool: sucos, refrigerantes, águas aromatizadas e sodas italianas são ótimas opções.

Depois inicie as bebidas alcoólicas: pró-seco, uísque, cerveja. É sempre importante lembrar que bebidas alcoólicas devem ser servidas com comidas frias, simultaneamente. Alimentando os convidados que estão bebendo você não corre o risco de ter alguém dando vexames.

O ideal é que o coquetel dure uma hora, no máximo uma hora e meia. Depois sirva os quentes e salgados. Aqui entra a dica dos ‘finger foods’. Nesse meio tempo pode haver um breve discurso, se desejar.

Sempre proporcione um momento de música, seja DJ ou mesmo som ao vivo. Ao final, sempre sirva um doce, mesmo que seja uma trufinha. E não se esqueça do café. Não ter esse fechamento é como entregar um presente sem laço.
(Fonte: Silvia Fairbanks)

Ache fornecedores de festas e eventos no Guia Caldas Festas e Eventos.